معرفی رئيس اداره روابط عمومی

شرح وظایف و تشکیلات روابط عمومی

با بررسی تعاریف مربوط به روابط عمومی، می توان گفت که مهمترین وظیفه روابط عمومی،شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکار عمومی از سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال می شود . بی تردید،این وظیفه ، در قالب مجموعه ای از فعالیتهای ارتباطی صورت می گیرید که تحت عناوین نسبتاً ثابتی شامل ارتباط با رسانه ها و سازمانها، ارتباط مردمی، پژوهش،آموزش، برنامه ریزی، انتشارات،امور فرهنگی و نمایشگاهها، سنجش افکار و پشتیبانی از آنها یاد می شود .

شرح وظایف :
الف ) ارتباطات
ب ) امور فرهنگی و نمایشگاهها
ج ) انتشارات
د ) سنجش افکار
ه ) آموزش ، پژوهش و برنامه ریزی

الف ) ارتباطات
_سیاستگذاری،برنامه ریزی و کاربرد شیوه ها و برنامه های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها، فعالیتها، برنامه ها، کارکردها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانه ها و جامعه .
_ گرد آوری، جمع بندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم،نخبگان و رسانه ها در زمینه فعالیتهای سازمان و ارایه آن به مدیریت .
_ تلاش برای تقویت هر چه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران و همیت سازمانی و زمینه سازی برای برقراری ارتباطات بین آنان .
_ اعلان مواضع سازمان .
_ عضویت و شرکت در جلسه های مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها،خط مشی ها،برنامه ها و روند فعالیتها ونیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهم آیی ها و جلسه ها .
_ تدوين " تقويم جامع ارتباطات سازماني" در قالب ملاقاتها و بازديدهاي مسئولان سازمان با شخصيتهاي حقيقی و حقوقي،كاركنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولي و تلطيف روابط و تنظيم افكار عمومي
_ تدارك تمهيدات و اقدامات لازم براي راهنمايي ارباب رجوع و تسهيل دسترسي به مراكز و مسئولان سازمان
_ برنامه ريزي و اطلاع رساني به مردم درباره عملكرد سازمان به انگيزه تنوير افكار عمومي
_ تدوين برنامه سالانه مصاحبه هاي مسئولان سازمان با مطبوعات متناسب با اولويتهاي سازماني و نيازهاي افكار عمومي
_ تهيه و تنظيم اطلاعات پايه اي از سازمان براي ارايه به مراجعان و ميهمانان سازمان به زبانهاي مختلف
_ ايجاد ارتباط احسن با مطبوعات،راديو،تلويزيون و خبرگزاري های رسمی جمهوری اسلامی و بهره برداري بهينه از آنها براي اطلاع رساني به مردم

ب) امور فرهنگي و نمايشگاهها
_ مشاركت در برگزاري سمينارها و گردهم آيي هاي تخصصي و عمومي درون سازماني
_ پوشش تبليغي ساختمانها و فضاهاي عمومي سازمان در تعظيم ايام و مناسبتهاي ويژه
_ تدوين و اجراي طرح جامع تبليغات براي فضاسازي فرهنگي، تبليغي در ساختمانها و محوطه ها
_ مديريت نمايشگاهها (سالانه ، دايمي و ...) در خارج و داخل سازمان با همكاري و مشاركت مراكز مربوط
_ طراحي و توليد هداياي تبليغاتي براي اهدا به مخاطبان (متناسب با سلايق و علايق قشرها)
_ تهيه ، تدوين و اجراي نظامنامه و تقويم مراسم داخل سازمان
_ راه اندازي و اداره موزه و اتاق افتخارات سازمان
_ ترتيب دادن برنامه‌هاي بازديد كاركنان از طرح‌هاي شاخص سازمان.
- توليد و سفارش ساخت آگهي‌هاي تلويزيوني (تيزر) و فيلم‌هاي مورد نياز براي تبليغ عملكرد و مستندسازي سازمان
- همكاري با فرهنگسراها به منظور توسعه فرهنگ سازمان با برگزاري جشنواره عكس، نقاشي و مقاله‌نويسي بين دانش‌آموزان درباره سازمان

ج) انتشارات
-  تدوين كتب، جزوه‌ها و تهيه مواد انتشاراتي به منظور معرفي سازمان.
- گردآوري و نشر اطلاعات و اخبار و گزارش‌هاي مربوط به سياست‌ها، فعاليت‌ها، طرح‌ها و برنامه‌ها با شيوه‌ها و قالب‌هاي موثر و مناسب.
- طراحي، تنظيم و تدوين نظامنامه اشتراك، تأمين و توزيع نشريات و مطبوعات برون‌سازماني و نظارت بر حسن اجراي آن.
- تدوين و انتشار خلاصه عملكرد سالانه سازمان براي ارايه به افكار عمومي
-  گردآوري و توليد مجموعه‌هاي موردي و ادواري به صورت موضوعي در قلمروهاي موردنياز مديران و كاركنان سازمان با استفاده از منابع مختلف از جمله مطبوعات كشور و همكاري با ساير حوزه‌ها در انتشار اين موارد.
- انتشار نشريه داخلي و برون‌سازماني سازمان.
- نظارت بر نحوه انتشار نشريات در سازمان.

د)سنجش افكار
- تهيه گزارش‌هاي تحليلي ادواري ( هفتگي / ماهانه / فصلي / سالانه ) از افكار عمومي داخل و خارج از سازمان براي ارايه به مديريت
- نقد و بررسي و تحليل بازتاب فعاليت‌هاي سازمان در نظر اقشار مردم بويژه نخبگان، رسانه‌ها و دستگاه‌ها از يكسو و مديران و كاركنان از سوي ديگر و ارايه گزارش آن به مديريت
- سنجش افكار عمومي درون‌سازماني به منظور بازاريابي مسائل و ارايه راه‌كارهاي مناسب به مديريت.
- طراحي و اجراي نظام گردآوري پيشنهادهاي كاركنان به منظور ترغيب كاركنان به مشاركت هرچه موثرتر در بهبود جريان امور سازمان.
- تحليل محتواي مطبوعات به صورت ماهانه، فصلي و سالانه و ارايه نتايج آن به مديريت.

ه) آموزش، پژوهش و برنامه‌ريزي
- تهيه گزارش‌هاي عملكرد دوره‌اي از فعاليت‌هاي روابط‌عمومي
- نوآوري، خلاقيت و طراحي فعاليت‌هاي جديد در قلمرو وظايف روابط‌عمومي
- نظارت و ارزيابي فعاليت‌ها و اعمال نتايج حاصل در برنامه‌ها و فعاليت‌هاي آتي.
- تهيه و تدوين برنامه و بودجه سالانه.
- برنامه‌ريزي، برآورد و پيگيري براي دريافت اعتبارات مورد نياز روابط عمومي بر اساس برنامه عمل سالانه.
- طراحي و برنامه‌ريزي براي ارتقاي كليه اموري كه به رشد كمي و كيفي ارتباط و همدلي بين سازمان و مردم و دستگاه‌ها و مديران و كاركنان با يكديگر بيانجامد.
- شركت دادن كاركنان در دوره‌هاي آموزشي متناسب با فعاليت‌هاي آنان.
- برنامه‌ريزي و اجراي دوره‌هاي آموزشي كوتاه‌مدت و مقطع‌دار روابط‌عمومي
- برگزاري همايش آموزشي براي آشنايي كاركنان روابط‌عمومي با جديدترين دستاوردهاي علوم ارتباطات و روابط‌عمومي.
- سياستگزاري، هدايت و نظارت بر عملكرد واحدهاي تابعه روابط‌عمومي.